复印机是现代办公中必不可少的办公设备之一。他可以快速地复制文件和图像，方便员工分享和传递重要信息。但复印机也有一些被保留的原因，这些原因可以确保公司和员工的利益不受损害。
1. 安全保障：一些文件包含机密信息，例如财务报表、员工档案、客户数据等。这些敏感信息如果有人非法窃取或泄露出去，将给公司带来巨大财务损失和重大声誉损失。因此，保留原始文件是对公司数据安全的保障。
2. 维权：复印机保留原因也在于方便员工维权。一些文件在处理过程中可能会被篡改或者遗漏，如果原始文件被保存，这将有助于员工在必要时提供有效证据。
3. 质量保证：有些文件需求多次印刷及复制，当这些文件被保留，可以确保印刷质量及印刷之间的连续性。
4. 法规遵守：各国和地区有许多法规要求企业必须保留一定时间的信息，包括雇佣合同、税务申报、知识产权、保险等。在这些法规的要求下，企业需要保留文件记录以便跟进。
5. 其他方面：如果文件的内容对于公司日常工作及规定产生重大影响，公司将会保存源文件以保护公司业务的连续性；保留原始文件也方便审计人员对文件的完整性进行审核。
复印机保留原始文件背后存在着许多正当的原因。对于任何企业来说，妥善保存核心文件对于企业的长远发展具有重要的意义，保留源文件也可以减少时间和成本投入，并提高办公效率。
（完）
